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Como escolher a impressora certa para o seu negócio

25 de maio de 2016

Devido a enorme quantidade de impressoras disponíveis no mercado, pode ser bem difícil escolher aquela que irá se encaixar nas necessidades diárias da sua empresa. Mas como escolher a impressora certa para o seu negócio?

Como escolher a impressora certa para o seu negócio
Fonte: Office Technology.

O primeiro passo é determinar as funções da impressora que são mais utilizadas. Atualmente, até as mais básicas das impressoras multifuncionais são capazes de fazer impressão, cópia, digitalização e funcionar como fax. A vantagem deste tipo de aparelho é que ele é multifuncional, fazendo com que seja necessário um único aparelho para desempenhar diversas funções. A desvantagem é que, se a impressora multifuncional parar de funcionar, o transtorno pode ser enorme, pois a empresa ficará sem uma peça fundamental.

Por isso, é importante determinar o quanto cada função é utilizada e quanto fará falta numa eventual falha da máquina.

Por exemplo, se a empresa não trabalha com fax e faz poucas cópias, pode valer mais a pena investir em uma impressora comum e fazer as cópias em uma papelaria do que investir em uma impressora multifuncional que não será utilizada em sua completude.

Também é preciso considerar as opções de conectividade para escolher a impressora certa para o seu negócio.

Existem impressoras que podem ser colocadas em rede e outras com acesso via wireless. Quanto mais computadores forem acessar a impressora, mais “robusta” ela deve ser para aguentar todas as conexões. Por outro lado, se a impressora será utilizada apenas por um único usuário, pode ser melhor investir em uma impressora com conectividade simples através de porta USB.

A impressora certa para o seu negócio
Fonte: SSMD.

Se no caso do seu escritório os computadores forem da Apple, pode ser preferível selecionar uma impressora que suporte o serviço AirPrint da marca. Assim, é possível imprimir direto de qualquer dispositivo Apple, seja ele um Macbook, um iPad ou até um iPhone.

Escolher a impressora pelo volume de impressão médio também é importante. Afinal, se o seu escritório imprime trinta mil folhas por mês, não é adequado escolher uma impressora com um ciclo de trabalho mensal inferior a este montante, pois ela apresentará defeitos muito rapidamente. Para tanto, é necessário estimar a produção mensal do escritório e medi-lo em comparação aos ciclos mensais das impressoras que estão sendo pesquisadas.

Também vale a pena verificar a capacidade da bandeja de papel. Uma bandeja de papel de baixa capacidade precisa ser carregada várias vezes ao dia, o que fará com que a equipe precise pausar suas atividades muitas vezes para reabastecer a impressora. Uma bandeja de papel com capacidade que acomode a quantidade de impressões diárias é muito mais apropriada.

Escolher a impressora certa para o seu negócio
Fonte: HR Masia.

Outro ponto a ser observado ao escolher a impressora certa para o seu negócio é o tipo de impressão que a máquina produz.

Impressoras monocromáticas são bastante vantajosas para escritórios que utilizam apenas impressões preto e branco para relatórios e documentos oficiais, por exemplo.

As impressoras a jato de tinta são mais adequadas a empresas que necessitam de uma quantidade de impressões pequena, seja em preto e branco ou colorida.

Já as impressoras a laser podem ser muito úteis para empresas que precisam fazer impressões mais elaboradas em alta velocidade, pois, quanto mais cópias são produzidas, menor é o custo por impressão.

As empresas em crescimento podem precisar investir em várias impressoras ao longo dos anos. Por isso, muitas vezes é preferível investir no outsourcing de impressão. Dessa forma, conforme a empresa for crescendo e suas necessidades forem mudando, o parque de impressões passará por atualizações para torna-lo mais adequado.

As empresas que oferecem outsourcing de impressão podem dar diagnósticos precisos sobre como escolher a impressora certa para o seu negócio, tornando o parque de impressões mais otimizado e econômico.

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