Reduza seus custos de impressão

Quer saber qual é o melhor custo-benefício de impressão para sua empresa?

Como reduzir os custos de impressão

27 de maio de 2016

Toda empresa possui demandas em relação a impressões. E, quando é fundamental imprimir muito material, a redução dos custos por impressão pode ser fundamental para se manter no mercado e fugir da crise. Mas como reduzir os custos de impressão?

Como reduzir os custos de impressão
Fonte: Free Pik.

Mesmo com todos os avanços tecnológicos, sabemos que nem sempre é possível manter tudo no universo virtual. Ainda é necessário imprimir muita coisa e, diante disso, muitas vezes acabamos fazendo impressões desnecessárias.

Quem busca reduzir os custos de impressão precisa rever a mentalidade e os processos da empresa, buscando sempre identificar o que realmente precisa ser impresso e onde acontece o desperdício. Mas somente a revisão dos processos humanos pode não ser suficiente.

Em se tratando de reduzir os custos de impressão também é preciso se preocupar com a revisão periódica das máquinas, para que elas funcionem perfeitamente sempre que houver necessidade. Além disso, cada negócio necessita de um tipo diferente de impressora, portanto é preciso escolher muito bem para que as impressões sejam feitas de forma mais econômica.

Ao escolher uma impressora, não considere somente o custo do maquinário, mas também o preço por impressão. Afinal, esse é o valor que vai mais pesar no orçamento em longo prazo. De forma simples, para se calcular o custo por impressão, é preciso pegar o valor dos insumos gastos para realizar as impressões (cartuchos, tonners, papel) e dividir pela quantidade de páginas que foram impressas com esses materiais. Desconfie de impressoras muito baratas, pois geralmente elas possuem toners ou cartuchos mais onerosos.

Reduzindo os custos de impressão
Reduzindo os custos de impressão

Outra possibilidade é instruir as pessoas a utilizar a função de impressão econômica para documentos que não sejam muito importantes ou que ainda passarão por alguma revisão. Também é possível verificar se a impressora tem função duplex, para imprimir frente e verso, o que ajudaria ao menos na economia de um dos insumos.

Ficar muito tempo sem utilizar a impressora é outra atitude que encarece os custos das impressões. Quando muito tempo parada, a impressora tende a perder a lubrificação e ficar com a tinta ressecada, o que pode levar ao aumento dos gastos com manutenção.

Uma opção que tem se tornado bem popular é a utilização de bilhetagem de impressão, que funciona através de um software capaz de fornecer uma série de relatórios. Através desses relatórios, é possível identificar as demandas de impressão assim como calcular os custos das impressões e fazer comparações que podem levar a identificação de onde ocorrem desperdícios.

A bilhetagem de impressão também possibilita um maior controle sobre as impressões, oferecendo a possibilidade de estipular cotas para todos os usuários e verificar quais setores estão se excedendo. Quando bem aplicada e gerenciada, sua gestão pode reduzir em até 30% os custos do parque de impressão.

No entanto, uma das formas mais eficaz de reduzir os custos de impressão de uma empresa é terceirizar o parque de impressão contratando um serviço de outsourcing. O serviço de outsourcing de impressão inclui não só o aluguel das impressoras mais compatíveis com o tipo de serviço que a empesa contratante realiza como também o abastecimento de todo os materiais e insumos necessários apara o bom funcionamento do maquinário.

Reduzindo custos de impressão
Fonte: Officing Today.

No outsourcing de impressão, a manutenção preventiva é feita para que as impressoras funcionem bem sempre, gerando impressões da melhor qualidade. E, no caso de ocorrer algum problema, a manutenção ou troca da impressora defeituosa é feita imediatamente, acarretando perda mínima a empresa. Além disso, a atualização dos maquinários e dos softwares é garantida, mantendo o parque de impressão da empresa sempre atual.

Quem está em busca de reduzir os custos de impressão em até 50% precisa consultar uma empresa especializada em outsourcing de impressão para começar a implantar esse sistema tão eficaz e economizar muito dinheiro.

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