Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 

 

É uma solução para melhorar o fluxo de trabaho, que faz a gestão dos
documentos de forma digital, substituindo os arquivos físicos por eletrônicos.
Há uma série de benefícios, os principais são:

  • Organização
  • Redução de custos
  • Melhoria do fluxo de trabalho
  • Segurança
 

Principais funções do Sistema de Gerenciamento de Documentos


Captura dos documentos
O sistema de gerenciamento de documentos de dão suporte a vários formatos de documentos como: PDF, JPG, BMP, GIF, áudio e vídeo.

Organização
O próprio software faz a organização dos documentos mediante aos suas respectivas informações e necessidades funcionais.

Rastreabilidade de acesso às informações
Um sistema de gerenciamento pode auxiliar no planejamento estratégico, por oferecer um controle das informações organizacionais contribuindo para a melhoria da comunicação interna, o que melhora a integração do trabalho em equipe e a redução de erros em serviços administrativos.

Sistema de busca

O mecanismo de busca aumenta consideravelmente a produtividade por facilitar na hora de encontrar documentos importantes.

Algumas Vantagens

 

Ter um software de gerenciamento de impressão permite que diretores e gestores monitorem não só o funcionamento das impressoras da empresa, mas também o tipo de material que é impresso, a origem dessas impressões e sua relevância.

controle sobre as impressões de uma empresa ajuda não só a determinar o custo por impressão como também buscar a diminuição deste custo, tendo em vista que ter uma maior autoridade sobre o processo também pode levar a uma maior conscientização dos funcionários quanto a necessidade de imprimir determinado documento.

Utilizar o parque de impressão da empresa de forma responsável é importante não só para a própria empresa, que em tempos de crise busca diminuir custos em todas as áreas. Também é importante para diminuir impactos ambientais advindos do descarte incorreto do papel e de sua produção.

Eliminar o desperdício no parque de impressão também é uma forma inteligente de diminuir os gastos com os suprimentos (cartuchos, toners, etc) e também pode levar a diminuição da necessidade de manutenção dos equipamentos, tendo em vista que, quando utilizadas de forma inteligente, o desgaste das máquinas é bem menor.

 

Outra vantagem de usar softwares de gerenciamento de impressão é a possibilidade de criar cotas de impressão por usuário ou departamento, limitando o volume de impressões mensais. Quando a cota é excedida, o usuário passa a receber notificações e pode até ter suas impressões bloqueadas.

As cotas de impressão podem ser utilizadas como medida educativa, para que cada usuário passe a utilizar as máquinas com mais consciência. Além de permitir um grande controle sobre os gastos, o software pode, inclusive, transferir os custos das impressões extras para quem está imprimindo quando não houver justificativa para a ocorrência.

Como é possível saber o que e quem está imprimindo cada documento, também é possível a empresa que usa um software de gerenciamento de impressão verificar se os funcionários estão utilizando o parque para imprimir material indevidamente, como fotos ou documentos pessoais.

A utilização de softwares de impressão permite, inclusive, realizar auditorias nas impressoras do parque. O software armazena vários dados técnicos sobre a impressora e o conteúdo impresso, além dos nomes dos usuários e dos computadores que originaram cada impressão feita.

Confira alguns de nossos clientes

Hospital Samaritano

Corpus Medicina

Candido Mendes

Décio Freire e Associados

Windsor Arpoador

Armazem das Fábricas

Lavazza Café Italiano

Ciclus

Petite Danse

Americas Barra

Lojas Competição

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