Por que uma empresa deve investir em gerenciamento eletrônico de documentos

Por que uma empresa deve investir em gerenciamento eletrônico de documentos

Atualmente, as empresas estão cada vez mais informatizadas e conectadas. Logo, é natural que os documentos passem a ser armazenados em computadores e banco de dados através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Mas, por que uma empresa deve investir em gerenciamento eletrônico de documentos?

Por que uma empresa deve investir em gerenciamento eletrônico de documentos

Fonte: AIIM.

Também conhecido pela sigla GED, o gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução prática e segura que ajuda as empresas a armazenarem e preservarem seus documentos digitais. Assim, há um controle maior sobre os dados e também uma redução do tempo gasto com processos de pesquisa e de checagem de informações.

Ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos mostra que a empresa está buscando investir na qualidade de seus serviços com a desburocratização de certas rotinas de trabalho, assim como numa melhora na produtividade, principalmente quanto ao registro e checagem de informações.

Confira, então, mais algumas razões para uma empresa investir em gerenciamento eletrônico de documentos:

Gerenciar documentos

Fonte: COX Blue.

Redução dos gastos com impressões: se um documento da empresa é armazenado num formato digital, não há necessidade de mantê-lo também em formato impresso. Além disso, todos os documentos recebidos já podem ir imediatamente para o banco de dados, dispensando sua impressão e reduzindo os gastos nesta área.

Sustentabilidade: gastando menos papel para a realização de impressões e cópias, a empresa torna-se mais sustentável. E, tendo em vista que, atualmente, muitos clientes e parceiros comerciais preferem fazer negócios com firmas mais ecologicamente corretas, isso pode significar ainda mais lucros para a empresa.

Redução do espaço gasto com armazenamento de documentos: com o metro quadrado cada vez mais caro, é claro que reduzir a quantidade de documentos armazenados pode significar muitas vantagens para a empresa. Ela a passa a ter mais espaço disponível para a realização de trabalhos, além de uma aparência muito mais organizada.

Gerenciamento eletrônico

Fonte: Pyrus.

Melhor preservação dos documentos: quando se trata de arquivos em papel, vários problemas podem ocorrer e fazer com que eles se deteriorem. Afinal, o papel é um suporte muito vulnerável e que se degrada com grande facilidade. Mas, se os documentos estiverem dentro de um banco de dados, fica mais fácil preservá-los e recuperá-los quando houver necessidade.

Organização de um banco de dados completo: papéis se perdem com o passar do tempo. Já os documentos eletrônicos podem ser preservados de inúmeras formas, o que permite a criação de bancos de dados completos, além da preservação da história da empresa. E ter um banco de dados completos também significa achar uma informação com mais facilidade.

Busca simplificada: quem nunca precisou de um documento e passou horas procurando? Isso ocorre, muitas vezes, simplesmente porque ele foi colocado no local errado. Porém, com o gerenciamento eletrônico de documentos, fica bem mais fácil encontrar qualquer material, inclusive quando não se está dentro da empresa.

Gerenciamento de documentos

Fonte: Biels.

Armazenamento seguro: através do uso de senhas criptografadas, os documentos da empresa ficam seguros dentro se um software de GED, que também pode limitar o acesso do usuário dependendo do nível hierárquico de quem está tentando ver o documento. Isso é superimportante e ajuda a manter a confidencialidade das informações da empresa.

Indexação única: É comum a troca de pessoas responsáveis por preservar a documentação da empresa, o que também pode levar a mudanças no sistema de indexação. E isso tende a causa vários transtornos na hora de se localizar um documento. Já em empresas que contam com o GED, o sistema de indexação é único, o que facilita a localização de qualquer documento a qualquer hora.

Para saber mais sobre GED, gerenciamento eletrônico de documentos, entre em contato com a Max Quality.

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