Com a atual crise pela qual o país está passando, é fundamental para as empresas procurar várias formas de cortar custos. Uma forma inteligente de diminuir os gastos da firma e tentar economizar ao máximo é quando se trata de realizar impressões e cópias. Veja como reduzir os custos com as impressoras do escritório.

Fonte: Areeb.

Quando pensamos nos custos que um parque de impressões gera para a empresa, lembramos muito dos gastos relativos com o papel e com eletricidade. No entanto, as impressoras do escritório geram vários outros custos, como a necessidade constante de manutenção e a substituição de periféricos, como cartuchos, toners e outras peças.

Manter o parque de impressões de um escritório ativo e funcionando corretamente demanda tempo e dinheiro da empresa. No entanto, a atitude dos próprios funcionários e colaboradores pode ajudar bastante a manter as máquinas em dia e levar a uma redução dos valores gastos com as impressoras do escritório.

Confira as melhores dicas de como reduzir os custos com as impressoras do escritório e economize para sair da crise:

1. Escolha uma fonte mais simples: pouca gente pensa nisso, mas escolher fontes mais finas consome menos tinta na hora de imprimir. Em se tratando dos documentos de uma empresa, é importante estipular uma fonte padrão para todos os documentos da empresa, para que o material tenha uma aparência uniforme.

Usar fontes de tamanho menor também ajuda a economizar tinta, assim como tentar utilizar menos marcações em negrito e evitar ao máximo a impressão de imagens. O importante, ao imprimir documentos, é encontrar uma forma de combinar fontes econômicas com tamanhos que ofereçam uma boa leitura.

Fonte: Sharp.

Um estudo feito pelo blog Printer descobriu que a fonte Century Gothic, por ser mais fina, é a fonte mais econômica na hora de imprimir. No entanto, como possui um grande espaçamento, gasta-se mais papel ao utilizá-la. Por outro lado, a Time News Roman foi escolhida como a que gasta menos papel, apesar de ficar em terceiro lugar no que diz respeito ao gasto com tinta.

2. Atenção com o papel: atualmente, desperdiçamos muito papel ao realizar impressões. Isso ocorre não só por erros da própria impressora, mas também por geralmente utilizarmos somente um lado da folha ou por imprimir um documento inteiro quando só precisamos de algumas páginas.

Felizmente, várias impressoras realizam impressões frente e verso, basta serem programadas para isso. Também é possível imprimir somente as páginas necessárias do documento, programando o intervalo de páginas que a impressora deve imprimir.

Quando o documento impresso for apenas um rascunho que ainda passará por alterações, o ideal é programar a máquina para imprimi-lo como rascunho rápido, gastando menos tinta. Aproveite para reaproveitar as folhas que já foram impressas de um lado e que seriam descartadas para imprimir esses rascunhos.

Fonte: Border Mail.

3. Use um software de gerenciamento de impressão: para ter mais controle sobre as impressoras do escritório e os custos que elas estão gerando, utilizar um software de gerenciamento de impressão pode ser bem importante. Ele pode ajudar a identificar o usuário mais gastador, assim como os tipos de impressões que estão sendo realizadas e sua relevância para a empresa.

Identificar por onde o dinheiro da empresa está escoando é um grande diferencial quando se trata de economizar dinheiro para enfrentar a crise. E um software de gerenciamento de impressão pode ajudar a diminuir os custos com impressões e ainda levar os funcionários a se conscientizarem sobre o uso responsável das impressoras do escritório.

4. Conscientize a equipe: é importante que todas as pessoas que utilizam as impressoras tenham total consciência de que, ao realizar impressões desnecessárias, estão desperdiçando um dinheiro que a empresa poderia estar investindo em outras áreas. Portanto, tenha um projeto de conscientização sobre o uso responsável do parque de impressão para evitar esse desperdício.

Vale ressaltar que impressões desnecessárias, além de gerar altos custos para a empresa, ainda têm um impacto ambiental gravíssimo que pode levar não só ao descarte incorreto do material, como também a contaminação dos lençóis freáticos e dos oceanos com materiais que demoram centenas de anos para se deteriorar naturalmente.

Fonte: WiseGeek

5. Tenha um serviço de outsourcing de impressão: o serviço de outsourcing de impressão pode ajudar a empresa a economizar muito com os equipamentos e seus complementos, tendo em vista que é muito mais do que um simples aluguel de impressoras.

Ter um serviço de outsourcing de impressão significa que a empresa contará com as impressoras corretas para o tipo de trabalho que desenvolve além de conseguir obter custos por impressão bem menores, tendo em vista que o material é fornecido de acordo com as necessidades do escritório.

O outsourcing de impressão também inclui o gerenciamento das impressoras, assim como do material impresso, além do fornecimento de periféricos, como cartuchos, toners e papel, e a manutenção preventiva do parque de impressões, o que evita que as máquinas apresentem problemas repentinamente.

Vale ressaltar que contratar um serviço de outsourcing de impressão pode levar a empresa a economizar até 50% do que é gasto com impressões e cópias rotineiramente, gerando uma boa redução dos custos com as impressoras do escritório e melhorando a verba da firma para enfrentar a crise.