Toda empresa possui demandas em relação a impressões. E, quando é fundamental imprimir muito material, a redução dos custos por impressão pode ser fundamental para se manter no mercado e fugir da crise. Mas como reduzir os custos de impressão?
Mesmo com todos os avanços tecnológicos, sabemos que nem sempre é possível manter tudo no universo virtual. Ainda é necessário imprimir muita coisa e, diante disso, muitas vezes acabamos fazendo impressões desnecessárias.
Quem busca reduzir os custos de impressão precisa rever a mentalidade e os processos da empresa, buscando sempre identificar o que realmente precisa ser impresso e onde acontece o desperdício. Mas somente a revisão dos processos humanos pode não ser suficiente.
Em se tratando de reduzir os custos de impressão também é preciso se preocupar com a revisão periódica das máquinas, para que elas funcionem perfeitamente sempre que houver necessidade. Além disso, cada negócio necessita de um tipo diferente de impressora, portanto é preciso escolher muito bem para que as impressões sejam feitas de forma mais econômica.
Ao escolher uma impressora, não considere somente o custo do maquinário, mas também o preço por impressão. Afinal, esse é o valor que vai mais pesar no orçamento em longo prazo. De forma simples, para se calcular o custo por impressão, é preciso pegar o valor dos insumos gastos para realizar as impressões (cartuchos, tonners, papel) e dividir pela quantidade de páginas que foram impressas com esses materiais. Desconfie de impressoras muito baratas, pois geralmente elas possuem toners ou cartuchos mais onerosos.
Outra possibilidade é instruir as pessoas a utilizar a função de impressão econômica para documentos que não sejam muito importantes ou que ainda passarão por alguma revisão. Também é possível verificar se a impressora tem função duplex, para imprimir frente e verso, o que ajudaria ao menos na economia de um dos insumos.
Ficar muito tempo sem utilizar a impressora é outra atitude que encarece os custos das impressões. Quando muito tempo parada, a impressora tende a perder a lubrificação e ficar com a tinta ressecada, o que pode levar ao aumento dos gastos com manutenção.
Uma opção que tem se tornado bem popular é a utilização de bilhetagem de impressão, que funciona através de um software capaz de fornecer uma série de relatórios. Através desses relatórios, é possível identificar as demandas de impressão assim como calcular os custos das impressões e fazer comparações que podem levar a identificação de onde ocorrem desperdícios.
A bilhetagem de impressão também possibilita um maior controle sobre as impressões, oferecendo a possibilidade de estipular cotas para todos os usuários e verificar quais setores estão se excedendo. Quando bem aplicada e gerenciada, sua gestão pode reduzir em até 30% os custos do parque de impressão.
No entanto, uma das formas mais eficaz de reduzir os custos de impressão de uma empresa é terceirizar o parque de impressão contratando um serviço de outsourcing. O serviço de outsourcing de impressão inclui não só o aluguel das impressoras mais compatíveis com o tipo de serviço que a empesa contratante realiza como também o abastecimento de todo os materiais e insumos necessários apara o bom funcionamento do maquinário.
No outsourcing de impressão, a manutenção preventiva é feita para que as impressoras funcionem bem sempre, gerando impressões da melhor qualidade. E, no caso de ocorrer algum problema, a manutenção ou troca da impressora defeituosa é feita imediatamente, acarretando perda mínima a empresa. Além disso, a atualização dos maquinários e dos softwares é garantida, mantendo o parque de impressão da empresa sempre atual.
Quem está em busca de reduzir os custos de impressão em até 50% precisa consultar uma empresa especializada em outsourcing de impressão para começar a implantar esse sistema tão eficaz e economizar muito dinheiro.
