Muita gente pensa que fazer um outsourcing de impressão é algo simples e basta contratar uma empresa que enviará impressoras alugadas no dia seguinte. No entanto, isso não ocorre desta forma. A implantação de um outsourcing de impressão é um trabalho complexo que possui várias etapas. Conheça as etapas de um projeto de outsourcing de impressão.

Fonte: Pixabay.

O outosourcing de impressão não é apenas o aluguel de impressoras. Ele consiste na terceirização de todos os processos de impressão e cópias que uma empresa faz, desde o fornecimento de maquinário adequado até a entrega de insumos e manutenção periódica. A implantação deste tipo de estratégia busca diminuir os custos de impressão e fazer com que as máquinas funcionem melhor.

Muitas empresas que não fazem ideia do quanto gastam com impressão tendem a achar este um serviço supérfluo. Porém, empresas que fazem cálculos precisos do quanto gastam com seu parque de impressão acabam optando por ter um outsourcing, pois percebem como é possível economizar com este processo.

Para uma empresa aderir a um projeto de outsourcing, ela passará por um processo que ajuda a encontrar as melhores soluções para seu parque de impressão, levando-a a economizar mais. Este processo não costuma ser longo, para que o contratante possa desfrutar o quanto antes das vantagens de ter um outsourcing de impressão.

Na primeira etapa do projeto, a empresa fornecedora faz um levantamento do volume de impressões e dos custos que a empresa contratante tem com isso. Assim, é possível realizar uma análise profunda das necessidades da empresa, determinando os melhores tipos de impressora, os melhores insumos e, ainda, a nova configuração do parque de impressões.

Fonte: Encore Federal.

Em seguida, a empresa contratada envia uma proposta ao contratante oferecendo as soluções mais viáveis e estabelecendo um contrato que engloba não só as máquinas, como também o fornecimento de insumos, treinamento da equipe, mão de obra para a manutenção e a atualização periódica do parque de impressões.

Depois da aprovação da proposta do projeto, chega-se a fase de implantação. Neste momento, impressoras e softwares são instalados na empresa contratante para que o projeto seja posto em prática e o cliente possa começar a se ambientar com o novo parque de impressões, que fica muito mais inteligente e econômico.

Logo depois da implantação do projeto, os funcionários da empresa contratante recebem um treinamento que visa explicar mais sobre os novos processos que a empresa adotou. Esse treinamento também busca conscientizar os funcionários sobre o uso das impressoras, fazendo com que eles evitem impressões desnecessárias. Isso ajuda a evitar o desperdício dos recursos contratados.

Por fim, depois da implantação completa do projeto e do treinamento dos funcionários para o correto uso das impressoras, começa a fase de operação. No início das operações, é comum que um funcionário da empresa fornecedora do outsourcing acompanhe o funcionamento do parque de impressões para ver se está tudo correndo perfeitamente e para sanar dúvidas que surjam.

Fonte: Consumer Reports.

Assim, com todas as etapas do projeto executadas, a empresa que contratou o outsourcing de impressão já vai operar com muito mais economia nesta área. Quando houver necessidade de manutenção basta ligar para o fornecedor e pedir uma visita técnica. O pedido costuma ser atendido bem rapidamente para que o parque de impressões não fique paralisado nunca.

Porém, como um projeto de outsourcing prevê a manutenção preventiva do parque, assim como sua constante atualização, é raro ocorrerem problemas deste tipo. Afinal, o funcionamento das máquinas é observado constantemente para que não ocorram problemas de paralisações.

O outsourcing de impressão é uma ótima alternativa para empresas que não desejam se preocupar com as máquinas ou sua manutenção, mas sim diminuir os custos de impressão. Com uma equipe competente por trás de um parque de impressões eficiente, fica muito mais fácil manter o foco e os investimentos principais no desenvolvimento de suas próprias atividades.