Atualmente, as empresas estão cada vez mais informatizadas e conectadas. Logo, é natural que os documentos passem a ser armazenados em computadores e banco de dados através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Mas, por que uma empresa deve investir em gerenciamento eletrônico de documentos?

Fonte: AIIM.

Também conhecido pela sigla GED, o gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução prática e segura que ajuda as empresas a armazenarem e preservarem seus documentos digitais. Assim, há um controle maior sobre os dados e também uma redução do tempo gasto com processos de pesquisa e de checagem de informações.

Ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos mostra que a empresa está buscando investir na qualidade de seus serviços com a desburocratização de certas rotinas de trabalho, assim como numa melhora na produtividade, principalmente quanto ao registro e checagem de informações.

Confira, então, mais algumas razões para uma empresa investir em gerenciamento eletrônico de documentos:

Fonte: COX Blue.

Redução dos gastos com impressões: se um documento da empresa é armazenado num formato digital, não há necessidade de mantê-lo também em formato impresso. Além disso, todos os documentos recebidos já podem ir imediatamente para o banco de dados, dispensando sua impressão e reduzindo os gastos nesta área.

Sustentabilidade: gastando menos papel para a realização de impressões e cópias, a empresa torna-se mais sustentável. E, tendo em vista que, atualmente, muitos clientes e parceiros comerciais preferem fazer negócios com firmas mais ecologicamente corretas, isso pode significar ainda mais lucros para a empresa.

Redução do espaço gasto com armazenamento de documentos: com o metro quadrado cada vez mais caro, é claro que reduzir a quantidade de documentos armazenados pode significar muitas vantagens para a empresa. Ela a passa a ter mais espaço disponível para a realização de trabalhos, além de uma aparência muito mais organizada.

Fonte: Pyrus.

Melhor preservação dos documentos: quando se trata de arquivos em papel, vários problemas podem ocorrer e fazer com que eles se deteriorem. Afinal, o papel é um suporte muito vulnerável e que se degrada com grande facilidade. Mas, se os documentos estiverem dentro de um banco de dados, fica mais fácil preservá-los e recuperá-los quando houver necessidade.

Organização de um banco de dados completo: papéis se perdem com o passar do tempo. Já os documentos eletrônicos podem ser preservados de inúmeras formas, o que permite a criação de bancos de dados completos, além da preservação da história da empresa. E ter um banco de dados completos também significa achar uma informação com mais facilidade.

Busca simplificada: quem nunca precisou de um documento e passou horas procurando? Isso ocorre, muitas vezes, simplesmente porque ele foi colocado no local errado. Porém, com o gerenciamento eletrônico de documentos, fica bem mais fácil encontrar qualquer material, inclusive quando não se está dentro da empresa.

Fonte: Biels.

Armazenamento seguro: através do uso de senhas criptografadas, os documentos da empresa ficam seguros dentro se um software de GED, que também pode limitar o acesso do usuário dependendo do nível hierárquico de quem está tentando ver o documento. Isso é superimportante e ajuda a manter a confidencialidade das informações da empresa.

Indexação única: É comum a troca de pessoas responsáveis por preservar a documentação da empresa, o que também pode levar a mudanças no sistema de indexação. E isso tende a causa vários transtornos na hora de se localizar um documento. Já em empresas que contam com o GED, o sistema de indexação é único, o que facilita a localização de qualquer documento a qualquer hora.

Para saber mais sobre GED, gerenciamento eletrônico de documentos, entre em contato com a Max Quality.